A fluktuáció állandó jelenség, és egy kolléga távozása szinte sosem jön jókor. A létesítményüzemeltetésben számos olyan terület van, ahol megengedhetetlen a fennakadás, ezért az FM szakembereknek mindig készen kell állniuk az utódlás megszervezésével.

Bár az FM szakmában általánosan igaz, hogy érdemes előre felkészülni minden eshetőségre, az utánpótlásról való gondoskodást a felelősök sok esetben hátra sorolják a teendők listáján. Ezen a járványhelyzet és az így kialakult új kihívások csak tovább rontottak. Vannak olyan vezetők is, akik egyszerűen luxusként tekintenek arra, hogy csapatuk erre fordítson időt és energiát. Azonban helytelen hozzáállás azt gondolni, hogy amíg rendelkezésre áll a mindenképpen szükséges számú munkaerő és egy vezető, aki őket irányítja, addig minden megy a maga útján, és az utánpótlás is megoldódik magától. Bár, ilyen egyszerű lenne!

Fontos kialakítani az adatgyűjtés kultúráját

Egy FM szakembert nem csak a munkával töltött évek határoznak meg, az szintén sokat elárul róla, hogy hogyan hagyja hátra „örökségét”, és milyen mértékben gondoskodik arról, hogy méltó utódnak adhassa át a székét.

A sikeres szakmai utánpótlás biztosításának egyik legfontosabb eleme a létesítménykezelő szakemberek kezében lévő tudás megfelelő gondozása. Ennek egyik módja a munkatársak folyamatos képzése és a tapasztalatok állandó megosztása. Emellett elengedhetetlen az információgyűjtés kultúrájának kialakítása is házon belül. Fontos, hogy a vezetőknek legyen egy terve, amellyel biztosítják a könnyű hozzáférhetőséget a lényeges tudnivalókhoz minden munkakörben.

A betanítást – és szükséges esetben a helyettesítést is – nagyban megkönnyítheti, ha a facility managerek egy hivatkozható dokumentumba gyűjtik a fontos infókat, például: a lényeges múltbéli eseményeket, az általános teendőket, a folyamatok leírását vagy a legfontosabb kontaktokat. Így, ha személyi változás történik egy munkakörben, kisebb a valószínűsége, hogy fennakadás következik be az információhiány miatt.

Egy „utánpótlás-felelős csapat” megszervezése hasznos lehet

A szakma szereplői esetenként hajlamosak kicsit elszigetelődni, és leginkább a saját szervezetükre koncentrálni, esetleg más hasonló szervezetekével összehasonlítani azt.  Az utódlástervezés során hasznos lehet más területek bevonása is. Annak érdekében, hogy a létesítmény üzemeltetéséért felelős osztály jövője minden esetben megtervezett lehessen, érdemes fontolóra venni egy olyan tanácsadói csoport létrehozását, amelyben belső vezetők, esetleg a partner szervezetek tisztségviselői is segítik a könnyebb utánpótlást.

Az utódlástervezésre nem szabad kellemetlenségként gondolni, hiszen ez egyben egy újabb lehetőséget is jelent a fejlesztésre. Annak érdekében, hogy a vezetők jobban átlássák, ki az, aki alkalmas lehet házon belül a továbblépésre, fontos folyamatosan beszélgetni munkatársakkal, és értékelni őket. A nyugdíjba vonuló vagy egyéb okból leköszönő kollégák távozására pedig érdemes úgy tekinteni, hogy ezzel lehetőséged adnak másoknak arra, hogy előtérbe kerüljenek és fejlődjenek.

A cikk második része itt található.

Forrás: Facilitiesnet